Vous en avez marre de jongler entre 10 outils pour gérer vos clients, vos projets et vos factures ? 😩
En tant que Freelance Junior, ce qui peut être frustrant, c’est de devoir constamment utiliser plusieurs outils pour tout gérer… Et ce n’est pas simple… Car même si il y a des outils gratuits, eh bien il y a également beaucoup d’outils payants.
Mais utiliser Notion en tant que CRM et même plus encore en tant qu’outils 360° pourrait bien être la solution « tout-en-un » qu’il vous faut !
Surtout si vous êtes un freelance ! Dans ce guide, je vous montre comment structurer votre espace de travail Notion pour centraliser vos données, automatiser les tâches répétitives, et suivre votre activité freelance sans vous prendre la tête. 🚀
Comment gérer des contacts dans votre espace de travail Notion ? Et avoir CRM dans Notion ?
Notion c’est un outil pour organiser ses prospects et clients en freelance. Un espace de travail personnalisable où centraliser toutes ses données clients sans se prendre la tête. Et il faut dire que les modèles disponibles sur Notion Marketplace facilitent la tâche ! Pour aller voir les différents modèles disponibles, c’est ici : MarketPlace Notion
Concrètement, comment structurer ses contacts ? Ajoutez des propriétés comme le nom, l’email, l’entreprise du client et vos notes de réunion à une database Notion que vous avez préalablement créé. Vous pourrez alors filtrer par secteur, date de contact ou statut client. Le tout dans un seul endroit !
| Propriété | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Nom | Texte | Identifier le contact |
| Relancer facilement | ||
| Entreprise | Relation | Lier au client |
| Statut | Sélecteur | Suivre l’avancement |
| Notes | Page | Détails personnalisés |
Comment suivre des projets dans Notion en tant que Freelance ? Et pourquoi utiliser Notion ?
Dans Notion, suivre des projet, ; et surtout, faire suivre des projet ! ; c’est très simple. Créez une page, que vous publierez ensuite sur Web pour en faire votre dashboard projet. Vous pouvez ensuite créer une database (inline ou pour la page) et créez un tableau de bord interactif avec vos clients.
Les vues Kanban ou calendrier vous montrent en un clin d’œil l’avancement de vos missions. La vue Gantt est également très utile pour visualiser la timeline du projet !
Donc en clair, utiliser Notion pour suivre ses projets de Freelance, c’est :
- Centralisation des outils de gestion de projet et CRM en un espace de travail unique
- Avoir une personnalisation poussée des bases de données et vues pour structurer son activité freelance
- Avoir un suivi du temps intégré pour une meilleure gestion des tâches et facturations
- Une gestion simplifiée des clients et des informations via des bases modulables
- une prise de notes structurée et accessible pour documenter chaque étape des projets
- Des intégration avec d’autres outils tech sans complexité pour automatiser son workflow
- Un coût réduit comparé aux CRMs traditionnels tout en gardant une approche tout-en-un
Comment avoir une gestion de tâche éfficace dans Notion ?
Pas besoin d’un Trello ou d’un Todoist si vous avez Notion ! 🎯
Grâce aux bases de données, vous pouvez créer un système de gestion de tâches aux petits oignons qui vous suit partout, que vous soyez en mission client ou en plein sprint perso.
Le plus simple : créez une database inline dans votre dashboard. Vous y ajoutez les tâches à effectuer, leur statut (en attente, en cours, terminé), une date d’échéance, et si besoin un lien avec un client ou un projet grâce à la propriété « Relation ». Ajoutez aussi un champ « Priorité » (basse, moyenne, haute) et quelques notes pour ne rien oublier.
Passez ensuite la vue en Kanban, triée par statut. Vous visualisez instantanément vos priorités du jour, vos missions en cours, et ce que vous avez déjà terminé. En clair, vous gérez votre activité comme un pro, sans vous éparpiller.
Pour les tâches simples et rapides, utilisez les checklists Notion dans vos pages de projet. Pratique pour les sous-tâches d’une mission ou les étapes d’un livrable. Exemple :
☑ Rédiger le livrable client
☑ Faire valider par le client
☑ Préparer la facture
C’est minimaliste, mais ultra-efficace !
Le vrai plus ? Vous centralisez tout dans un seul espace de travail. Pas besoin d’alterner entre mille outils. Vos tâches sont liées à vos clients, vos projets, vos note…
Comment suivre sa facturation avec Notion ?
Vous voulez un système de facturation clés en main dans Notion ? Pas de soucis, c’est possible !
Créez une base de données avec le client, projet, montant dû et statut de paiement. Reliez tout ça à vos contacts via des relations. Vos factures s’affichent en vue tableau ou calendrier pour suivre vos échéances, et vous pouvez ensuite filtrer en fonction du client qui vous interesse.
Notion reste limité pour la facturation comme un logiciel dédié. Pas de génération automatique de PDF ou de relance vers les clients. Mais vous pouvez l’associer à des outils comme Qonto ou Evoliz pour automatiser les encaissements grâce à de l’automatisation avec Zapier et Make. C’est pas mal pour un espace de travail pas fait que pour la facturation.
Voici un exemple de statuts de paiement pour votre Notion de facturation :
| Statut | Code couleur | Action associée |
|---|---|---|
| À envoyer | 🟥 | Finaliser le document |
| Envoyée | 🟨 | Relancer après 7 jours |
| Réglée | 🟩 | Archiver après paiement |
| En retard | 🟧 | Mail de relance automatique |
Comment créer sa base de données personnalisée dans Notion ?
Un bon CRM Notion inclut une base de ressources clients bien organisée.
Créez un wiki client avec contacts, protocoles de com et objectifs.
Partager du contenu spécifique avec ses clients ?
Notion permet le partage ciblé via des permissions ajustables. Un client accède uniquement aux pages qui le concernent. Les commentaires restent possibles sans modification du contenu. Vous pouvez aussi choisir de publier votre page, et dans ce cas là, tout le monde (qui possède le lien) pourra accéder et lire les informations de cette page et de ces sous-pages. (Mais pas des pages reliés !)
| Ressource | Type | Utilité |
|---|---|---|
| Contacts | Table | Coordonnées client |
| Historique | Page | Traces des échanges |
| Protocoles | Template | Procédures clients |
| Modèles | Relation | Documents réutilisables |
| Analyse | Filtre | Décisions éclairées |
Notion ou autre ? Quel CRM choisir en fonction de ses besoins ? Et de son coût ?
Notion propose des modèles de tableau de bord pour suivre vos revenus, projets et objectifs. Pas besoin de compétences techniques, juste un compte gratuit.
Notion a ses limites pour l’analyse de données comparé à des outils spécialisés.
Pas de formules complexes ni de graphiques dynamiques. Mais des intégrations avec Google Data Studio ou Metabase pallient le problème.
| CRM | Caractéristiques clés | Coût mensuel |
|---|---|---|
| Notion | Personnalisation poussée, centralisation des données clients/projets, gestion de tâches visuelles, modèles réutilisables, intégrations tech | Gratuit • Plus : 8$ • Business : 15$ • Enterprise : personnalisé |
| Streak | CRM intégré à Gmail, suivi de deals en temps réel, automatisation des relances, support client premium | 49$ à 129$ par utilisateur |
| HubSpot | Gestion des leads par pipeline, suivi des interactions clients, rapports analytiques, outils de marketing automatisé | Gratuit • Plans payants pour fonctions avancées |
| Zoho CRM | Détection automatique des doublons, prévisions de ventes intelligentes, intégration avec Zoho Books, analyse en temps réel | Gratuit • Plans payants dès 14$ par utilisateur |
| Folk | Synchronisation des contacts via emails, gestion des relations clients 360°, intégration avec calendrier et tâches | Gratuit • Premium : 8$ par mois |
| Bonsai | Facturation automatisée, gestion des contrats, suivi des heures facturables, base de données clients sécurisée | Gratuit • Pro : 29$ par mois |
Peut-on faire des automatisations avec Notion ?
Vous n’avez pas besoin d’être developpeur pour automatiser certaines tâches dans Notion.
Notion à de base, un certain nombre d’automatisations que vous pouvez utiliser. Par exemple, automatiser l’archivage de vos tâches dans un Kanban à la fin d’une semaine.
Mais ce qui va vraiment vous faire adorer notion, ce sont les call API.
Avec l’API, vous reliez vos outils tech et déclenchez des actions automatiques. Par exemple, un formulaire web remplit votre base clients. C’est parfait pour éviter la saisie manuelle de données clients.
- 🤖 Outils no-code comme Make.com ou Zapier pour automatiser les ajouts de contacts
- 📨 Notifications automatiques à vos clients via Notion + SendGrid pour les rappels de paiement
- 📅 Relier votre Google Agenda pour créer des tâches automatiques après un rendez-vous
- 📊 Synchroniser vos données avec Google Data Studio pour des rapports visuels sans prise de tête
- 📈 Automatiser vos statuts clients selon l’activité des 30 derniers jours
Comme dit précédemment, des outils no-code comme Make.com ou Zapier permettent d’automatiser Notion sans coder. Par exemple, un formulaire Typeform qui remplit votre CRM freelance avec un Zap. Pour gagner en productivité et éviter les tâches répétitives, c’est parfait !
Comparatif de CRM :
Notion c’est pas mal comme CRM pour les indépendants. Si vous chercher un outil simple, sans prise de tête, c’est le bon outil. Mais si vous cherchez tout de même un CRM dédié, voici un comparatif rapide :
| CRM | Caractéristiques clés | Coût mensuel |
|---|---|---|
| Notion | Personnalisation poussée, centralisation des données clients/projets, gestion de tâches visuelles, modèles réutilisables, intégrations tech | Gratuit • Plus : 8$ • Business : 15$ • Enterprise : personnalisé |
| Streak | CRM intégré à Gmail, suivi de deals en temps réel, automatisation des relances, support client premium | 49$ à 129$ par utilisateur |
| HubSpot | Gestion des leads par pipeline, suivi des interactions clients, rapports analytiques, outils de marketing automatisé | Gratuit • Plans payants pour fonctions avancées |
| Zoho CRM | Détection automatique des doublons, prévisions de ventes intelligentes, intégration avec Zoho Books, analyse en temps réel | Gratuit • Plans payants dès 14$ par utilisateur |
| Folk | Synchronisation des contacts via emails, gestion des relations clients 360°, intégration avec calendrier et tâches | Gratuit • Premium : 8$ par mois |
| Bonsai | Facturation automatisée, gestion des contrats, suivi des heures facturables, base de données clients sécurisée | Gratuit • Pro : 29$ par mois |
Pour aller plus loin sur Notion, nous vous conseillons les excellentes vidéo de Lou Attal (qui est d’ailleurs une consultante Notion certifiée), et sa vidéo tutoriel :
