demandes clients, d’interventions terrain et de flux documentaires. La majorité des échanges transitent par une boîte email partagée, traitée manuellement par plusieurs personnes, avec des risques d’oubli, de double saisie et de perte d’information.
Les rapports d’intervention, parfois manuscrits, sont ressaisis dans l’ERP, générant une charge répétitive à faible valeur ajoutée. Par ailleurs, l’organisation documentaire repose sur des règles implicites, connues des équipes mais peu formalisées, ce qui fragilise la continuité et la traçabilité.
Face à l’ambition de doubler l’activité à moyen terme, la Direction souhaitait prendre de la hauteur : comprendre précisément où se perdaient le temps et l’énergie, et identifier comment l’IA pouvait devenir un levier structurant, sans mettre en risque la qualité de service ni la souveraineté des données.
JUWA est intervenue pour réaliser un audit fonctionnel, organisationnel et technique, avec une approche volontairement pragmatique et orientée décision.
La mission a débuté par une compréhension rapide des enjeux, une série d’entretiens ciblés avec les équipes clés et une immersion dans les processus réels, du premier email client jusqu’à la facturation. Cette approche a permis à JUWA de se mettre dans la peau des équipes, d’identifier les irritants concrets du quotidien et de distinguer les véritables leviers d’automatisation des fausses bonnes idées.
En parallèle, un audit technique a été mené sur l’environnement existant : messagerie, organisation documentaire, ERP et contraintes d’infrastructure. L’objectif n’était pas de proposer une solution théorique, mais d’évaluer ce qui était réellement faisable, sécurisé et maintenable dans le contexte du client.
À l’issue de cette analyse croisée, JUWA a construit une feuille de route priorisée, articulée en lots successifs, permettant de déployer progressivement les automatisations les plus créatrices de valeur : tri intelligent des emails, classement documentaire automatisé, OCR des rapports et intégration avec l’ERP, tout en conservant des points de validation humaine.
L’audit a permis à la Direction de disposer d’une vision claire et partagée de ses processus, de ses points de fragilité et de ses marges de manœuvre. Les flux critiques ont été cartographiés, les tâches à faible valeur ajoutée identifiées et les scénarios d’automatisation évalués en termes de gains de temps, de risques et d’investissement.
Surtout, l’entreprise dispose désormais d’un plan d’action réaliste et progressif, aligné avec ses objectifs de croissance, lui permettant d’engager l’IA comme un outil d’assistance fiable, maîtrisé et accepté par les équipes.
Cartographier l’ensemble des flux administratifs et métiers liés aux emails et documents
Identifier les tâches automatisables à fort impact opérationnel
Fournir une feuille de route IA priorisée, réaliste et exploitable pour la Direction
JUWA a adopté une posture indépendante, orientée compréhension métier et aide à la décision.
L’objectif n’était pas de vendre une solution clé en main, mais de permettre au client de comprendre ses propres leviers d’optimisation, de sécuriser ses choix techniques et d’engager les bons projets, au bon rythme.
Environ 3 semaines (13 jours d’intervention)
Ateliers et interviews métiers, analyses techniques, points hebdomadaires et restitution structurée à la Direction.
Rapport d’audit fonctionnel, organisationnel et technique
Cartographie détaillée des flux emails, documents et ERP
Catalogue de cas d’usage IA priorisés
Feuille de route opérationnelle avec scénarios de déploiement progressifs
