Les équipes faisaient face à une hétérogénéité d’outils et de pratiques, à des tâches répétitives (saisie, contrôle, relances) et à des délais resserrés en haute saison. L’enjeu : cartographier les processus, unifier les flux de données et sécuriser des gains rapides sans perturber les cycles métiers.
JUWA a structuré une cellule IA (rôles, rituels, KPIs) et conduit un audit outillé des branches : ateliers, mesure des temps, cartographie des risques, puis scoring de priorités.
En parallèle, nous avons intégré les logiciels métiers existants, mis à plat les étapes clés (saisie, validation) et conçu un pipeline d’analyse documentaire (OCR + extraction + contrôle) relié aux workflows.
Dans ce cadre, l’audit IA du cabinet comptable a servi de socle à la mise en production d’automatisations ciblées, réalisées avec nos experts en data/IA supervisé par notre chargé de projet.
Les processus critiques ont été standardisés, les erreurs de saisie ont diminué et les cycles de validation se sont raccourcis. Les équipes ont gagné du temps sur les périodes de mai à novembre et disposent désormais d’un suivi chiffré par branche, facilitant l’arbitrage continu de la roadmap.
Réduire la charge opérationnelle sur les tâches à faible valeur ajoutée.
Fiabiliser et accélérer les traitements documentaires (factures, contrats, pièces RH)
Aligner la roadmap IA sur la saisonnalité et les objectifs business de chaque branche
Nous avons démarré par une phase d’audit : entretiens, relevés de temps et analyse des données disponibles. Cette photographie a permis de définir des quick wins (routage de pièces, contrôles automatiques, relances intelligentes) et des chantiers structurants (modèle de données, gouvernance des flux, référentiels).
La cellule IA a été cadrée (comité, backlog, règles de priorisation) pour assurer une amélioration continue.
Ensuite, nous avons livré un premier lot : connecteurs vers les logiciels métiers, pipeline OCR/extraction, scoring de qualité des documents, et intégration aux étapes de validation. Un tableau de bord par branche (juridique, comptable, RH, CAC) suit l’adoption, les gains et les risques.
La mission a duré 6 mois, dont 4 semaines d’audit et de cadrage au démarrage. Ensuite, nous avons développé les premiers MVP et POC en 4 semaines. Sur les quatre derniers mois, nous avons terminé les développements des outils, puis formé les équipes du cabinet. Nous avons fait une phase de test et de vérification de l’adoption des outils avant de terminer la prestation.
Le ryhtme durant la phase d’audit était de 2 jours/semaine (ateliers & mesures). Lors. de la phase de delivery, nous étions sur place 1,5 jour/semaine pour le déploiement, les recettes, et la conduite du changement.
Nous avons livré la note de synthèse de l’audit, le cahier des charges, les plans d’action et recommandations, outils développés avec transmission et formation pour l’usage et les modifications.
« En moins de trois mois, nous avons standardisé nos processus et gagné près de 35 % de temps sur la saisie et les validations. La cellule IA montée avec JUWA nous offre un pilotage clair pendant le pic de mai–novembre ; 95 % des documents sont désormais auto-classés et les erreurs ont nettement reculé. Au-delà des chiffres, l’adhésion des équipes est réelle grâce à une meilleure gestion des exceptions et une roadmap transparente. »
