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OCRAutomatisation IAAudit documentaire

Liasses fiscales : automatisation documentaire par IA, OCR

Publié le ·mis à jour le

  • 3 hrendues par dossier traité
  • +5 héconomisées par collaborateur et par semaine
  • ×4de vitesse de traitement
  • 100 %de fiabilité sur les données extraites
Professionnel portant une pile épaisse de dossiers papier ficelés dans un bureau
Client
Cabinet d'administration judiciaire (anonymisé)
Secteur
Administration judiciaire
Périmètre
Automatisation OCR des liasses fiscales et des documents juridiques
Équipe
1 chef de projet IA, spécialiste OCR et traitement documentaire
Durée
4 mois, ateliers hebdomadaires et suivi continu
L'essentiel
Un cabinet d'administration judiciaire voyait ses volumes de documents fiscaux et juridiques croître plus vite que sa capacité de saisie. Chaque liasse était ressaisie à la main, avec le risque d'erreur que cela suppose, et le temps passé à collecter la donnée n'était plus disponible pour l'analyse. JUWA a livré une chaîne d'extraction OCR avec contrôle qualité intégré, qui rend trois heures par dossier et plus de cinq heures par collaborateur et par semaine.

Sortir la saisie manuelle des liasses fiscales sans relâcher l'exigence de fiabilité

Le défi posé par le cabinet : arrêter de ressaisir à la main des liasses fiscales volumineuses, sans jamais relâcher l'exigence de fiabilité qu'impose un mandat judiciaire.

Des volumes qui montent plus vite que la capacité de saisie

Notre client est un cabinet d'administration judiciaire. Son métier consiste à analyser la situation d'entreprises en difficulté, ce qui suppose de dépouiller des liasses fiscales volumineuses et des documents juridiques, dossier après dossier.
Vérification manuelle d'un formulaire fiscal tamponné, stylo et calculatrice à la main
Chaque poste relevé à l'œil, reporté dans un tableur, contrôlé, parfois deux fois.
Les équipes traitaient ces documents manuellement. Chaque poste était relevé à l'œil, reporté dans un tableur, contrôlé, parfois deux fois. Le coût n'était pas seulement du temps. Une erreur de saisie sur un bilan fausse une analyse dont dépendent des décisions lourdes. Les volumes documentaires croissaient plus vite que la capacité à les absorber, ce qui freinait les missions d'audit. Le temps passé à collecter la donnée n'était plus disponible pour le conseil, qui est pourtant la part du métier où se trouve la valeur.

Extraction, contrôle qualité, structuration

JUWA a conçu une chaîne complète d'analyse documentaire par OCR, en trois étages. L'extraction automatique des données d'abord. Le contrôle qualité ensuite. La structuration des résultats enfin, dans un format directement exploitable.
Main insérant une feuille de papier dans le bac d'un scanner de bureau
Extraction, contrôle qualité, structuration : c'est l'étage du milieu qui rend la sortie exploitable sans relecture intégrale.
L'étage du milieu est celui qui décide de tout. Une liasse fiscale n'est pas un formulaire propre : mises en page variables selon l'exercice et le rédacteur, tableaux fusionnés, annotations manuscrites, scans inégaux. Un moteur d'extraction seul produit un résultat plausible, et le plausible ne suffit pas quand la sortie alimente une analyse opposable. Le contrôle qualité rapproche donc les valeurs extraites entre elles, repère les incohérences de totaux et signale ce qui doit être revu. C'est cette étape qui autorise à se passer d'une relecture intégrale, et donc à transformer le gain théorique en gain réel.

Quatre mois d'ateliers hebdomadaires, trois livrables

La mission s'est étalée sur quatre mois, avec des ateliers hebdomadaires et un suivi continu. Ce rythme, plus long que celui d'un pilote classique, tient à la nature des documents : chaque nouveau format rencontré demande d'ajuster les règles d'extraction et de revérifier ce qui fonctionnait déjà.
Équipe en formation autour d'un poste de travail
Outil de bureau, modèle Excel automatisé, documentation et formation : les trois livrables de la mission.
Trois livrables ont été remis. Un outil IA de bureau opérationnel. Un modèle Excel automatisé qui reçoit les données structurées. Et la documentation accompagnée de la formation des utilisateurs. Le troisième point n'est pas un complément de courtoisie. Dans un cabinet où la saisie manuelle était la norme depuis toujours, un outil livré sans formation reste sur le poste de celui qui l'a demandé.

Cap de la mission

Objectifs de la mission

  1. Réduire la saisie manuelle des liasses fiscales et des documents juridiques.

  2. Limiter les erreurs de saisie face à des volumes documentaires croissants.

  3. Libérer la capacité des collaborateurs pour le conseil stratégique plutôt que la collecte de données.

  4. Transformer un processus manuel lourd en un workflow automatisé fiable.

Ce que recouvre exactement le chiffre de 100 %

La saisie manuelle a disparu du processus. La vitesse de traitement est multipliée par quatre, le cabinet gagne trois heures par dossier traité et chaque collaborateur récupère plus de cinq heures par semaine. La fiabilité annoncée de 100 % porte sur les données extraites après l'étape de contrôle qualité, pas sur la sortie brute du moteur d'OCR. C'est une distinction qui compte : ce n'est pas la reconnaissance de caractères qui est parfaite, c'est la chaîne complète qui ne laisse pas passer une valeur incohérente sans la signaler. Ces cinq heures hebdomadaires sont revenues à l'analyse. Sur un mandat judiciaire, c'est le temps passé à comprendre une situation, pas celui passé à recopier des chiffres, qui détermine la qualité de ce que le cabinet remet au tribunal.
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Résultats mesurés

Des performances à la hauteur des attentes.

  • 3 hrendues par dossier traité
  • +5 héconomisées par collaborateur et par semaine
  • ×4de vitesse de traitement
  • 100 %de fiabilité sur les données extraites
« Grâce à JUWA, nous avons gagné un temps considérable dans le traitement de nos liasses fiscales. L'outil est simple et fiable. »

— Associé, Administrateur judiciaire

Zoom sur le consultant JUWA responsable du projet

Tristan Dumas

Consultant senior IA & automatisation, JUWA

Tristan Dumas est l'un des trois associés fondateurs de JUWA. Il pilote les projets d'extraction documentaire dans les métiers réglementés, du cadrage des formats jusqu'à la formation des utilisateurs, sur des documents que personne n'a pensés pour être lus par une machine. Une liasse fiscale n'est pas un formulaire propre. C'est ce qui rend l'étape de contrôle qualité plus importante que le moteur d'extraction lui-même.

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Questions fréquentes

Ce qu'il faut savoir sur cette mission.

Le cabinet traitait manuellement des liasses fiscales volumineuses et des documents juridiques, avec des risques d'erreurs de saisie et une perte de temps importante. Les équipes peinaient à absorber des volumes croissants, ce qui freinait les missions d'audit. L'enjeu était de réduire la saisie manuelle et de recentrer les collaborateurs sur l'analyse.

JUWA a conçu une solution complète d'analyse documentaire par OCR intégrant extraction automatique des données, contrôle qualité et structuration des résultats. Les livrables comprennent un outil IA desktop fonctionnel, un template Excel automatisé, ainsi que la documentation et la formation des utilisateurs.

L'automatisation a éliminé la saisie manuelle et multiplié la vitesse de traitement par quatre, avec une fiabilité de 100 % sur les données extraites. Chaque dossier traité fait gagner 3 heures, et chaque collaborateur économise plus de 5 heures par semaine. Ce temps a été réinvesti dans l'analyse stratégique.

La mission a duré 4 mois, rythmée par des ateliers hebdomadaires et un suivi continu. Tristan Dumas, chef de projet et spécialiste OCR/OpenAI, a coordonné la construction d'un pipeline d'automatisation adapté aux workflows d'audit documentaire du cabinet. La formation des utilisateurs faisait partie des livrables.
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